Den enkelte virksomhed skal have et kvalitetsstyringssystem, der er tilpasset virksomhedens organisation og behov, og det skal være beskrevet i en kvalitetshåndbog.

Ved et kvalitetsstyringssystem forstås den samlede mængde af aktiviteter, som virksomheden udfolder til styring af sit kvalitetsniveau.

Som hovedindhold skal kvalitetsstyringssystemet omfatte følgende punkter:

• En beskrivelse af, hvilke mål virksomheden sigter efter på kvalitetsområdet, og hvilke midler man vil anvende for at nå disse mål.
• En organisationsplan, som fastlægger, hvem der har ansvar for og beføjelser til at træffe beslutninger, der har relation til kvalitetsstyringen og herunder ansvaret for korrigerende handlinger.
• En beskrivelse, som angiver, hvilke ressourcer, metoder og midler der er til rådighed vedr. kvalitetsstyringen.
• En beskrivelse af, hvilke foranstaltninger (kontrolinstruktioner, formularer, skemaer, planer for stikprøver mv.) der skal iværksættes i de enkelte led af virksomheden for at opfylde kvalitetsmålsætningen.
• Et dokumentations- og informationssystem, hvor kvaliteten registreres, og hvor der gives informationer herom til de ansvarlige.
• Et sæt arbejdsinstruktioner for de operationer, som har særlig betydning for kvaliteten af det færdige produkt.

Producenter med et system til egen produktionskontrol jfr. EN 14351-1 eller et system der opfylder kravene i EN ISO 9001 og er rettet mod kravene i EN 14351-1 og 3.2 c, 3.2 m og 3.3 i disse bestemmelser, anses for at opfylde kravene til egen produktionskontrol.

Som alternativ skal indholdet i kvalitetshåndbogen og det i praksis indførte kvalitetsstyringssystem som minimum omfatte nedennævnte punkter.

Kvalitetshåndbogen og tilhørende materiale kan udføres i ethvert medie.

a) Ledelsens ansvar

Ledelsen skal beskrive, hvilken politik og målsætning virksomheden vil følge på kvalitetsområdet, og den skal sikre, at alle medarbejdere forstår og forfølger disse mål. Gennem den fastlagte politik skal det desuden sikres, at der opretholdes en behørig uddannelse af de medarbejdere, som har ansvar for og beføjelser til at træffe beslutninger, der har indflydelse på kvaliteten af det færdige produkt.
 

Det skal af en organisationsplan klart fremgå, hvem der har ansvaret for og beføjelser til at træffe beslutninger, der har indflydelse på kvaliteten af det færdige produkt.

Ledelsen skal med passende mellemrum - dog mindst hvert andet år - foretage en vurdering af hele eller dele af kvalitetsstyringssystemet. Vurderingen skal afklare, om systemet fortsat er egnet og effektivt. Resultatet af vurderingen skal dokumenteres.

b) Kvalitetsstyringssystemet

Kvalitetshåndbogen skal indeholde de nødvendige skriftlige procedurer og arbejdsinstruktioner, som sikrer, at der opnås en kvalitet, der mindst svarer til kravene i nærværende Tekniske Bestemmelser samt til virksomhedens egen og komponentleverandørernes beskrivelse af produkterne.
 

c) Ordregennemgang: (Kontraktgennemgang)

Til sikring af overensstemmelse mellem kundens ønsker og virksomhedens opfattelse heraf skal der etableres og vedligeholdes en skriftlig procedure, der indebærer dokumentation for,

• At den ønskede leveringstid kan indpasses i den overordnede produktionsplan.
• At kunden i forbindelse med specielle ønsker inddrages i en nærmere dialog herom og gøres bekendt med evt. forbehold over for det specielle, herunder at produktet evt. ikke er underlagt produktcertificering.
• At kunden har godkendt det grundlag, hvorpå der udskrives produktionsordre.

Hvis standardprodukterne sælges på eksportmarkeder uden at de er produceret i henhold til de Tekniske Bestemmelser for DVV, skal virksomheden have procedurer for, hvordan det sikres, at disse produkter ikke sælges som certificerede.

 

d) Dokumentstyring

Til styring af alle dokumenter og data skal der etableres og vedligeholdes en skriftlig procedure, der sikrer,

• At kun gyldige udgaver af relevante dokumenter er tilgængelige på alle steder, hvor der udføres aktiviteter, som er væsentlige for kvaliteten af det færdige produkt.
• At forældede dokumenter omgående fjernes fra alle udstedelses- og brugssteder.
   

Ansvaret for fremstilling af tegninger til såvel nye standardprodukter som kundespecificerede elementer skal varetages af en formelt udpeget medarbejder, der er udstyret med tilstrækkelige ressourcer (den produktansvarlige).

Tegninger frigivet som produktionsgrundlag skal være godkendt af den produktansvarlige eller af en anden af ham bemyndiget person med en signatur eller tilsvarende, evt. i digital form.

Alle tegninger og revideringer på disse skal registreres.

Ved revideringer skal det på tydelig vis fremgå, hvori revisionen består, og den skal være godkendt af den produktansvarlige.

e) Indkøb

Leverandører skal udvælges på grundlag af deres evne til at opfylde krav til kvalitet og leveringssikkerhed. Der skal etableres og vedligeholdes en liste over de leverandører, der kan accepteres.

Indkøbsdokumenter skal indeholde data, der klart beskriver det bestilte produkts type, art, model, klasse eller anden præcis identifikation.

f) Produktidentifikation og sporbarhed

Virksomheden skal etablere og vedligeholde en skriftlig procedure, der sikrer, at alle væsentlige leverancer, der indgår i et givet element eller elementserie, kan spores tilbage til leverandøren af de anvendte materialer og delkomponenter. Væsentlige proces- og tidsdata skal desuden kunne spores i forhold til den produktionskode, der er påført elementet, eller til den aftale, der er indgået med den enkelte køber.

g) Processtyring

Til de processer og arbejdsforløb, der har væsentlig betydning for kvaliteten, skal der foreligge skriftlige arbejdsinstruktioner.

Instruktionerne kan suppleres med skitser, plancher eller modeller.

Ved overvågning af procesforløb kan der anvendes kontrolskemaer til registrering af resultatet af processen.

h) Inspektion og prøvning

Ved modtagelsen af varer skal det sikres, at mængder og typer er i overensstemmelse med indkøbsordren.

Ved stikprøver skal det dokumenteres, at kvaliteten er som aftalt. Anerkendte certifikater eller prøvningsrapporter kan udgøre dokumentation for kvaliteten.

Under procesforløbet skal det ved inspektion og overvågning sikres, at de enkelte emner og delkomponenter er i overensstemmelse med den fastlagte kvalitet. Såfremt der konstateres afvigende emner, skal disse ved særskilt mærkning holdes adskilt, indtil der er truffet nærmere afgørelse om anvendelse iht. punkt j (styring af afvigende produkter).

Det færdige produkt skal underkastes en slutinspektion, der skal dokumenteres i mindst det omfang, der er anført i det følgende punkt 3.3 (krav til færdigvarekontrol).

i) Inspektions-, måle- og prøvningsudstyr

Der skal foreligge en skriftlig procedure for kontrol og evt. justering af det måle- og prøvningsudstyr, som anvendes i produktionen. Udstyret skal som minimum kontrolleres og have en nøjagtighed som anført på bilag 22.

Proceduren skal indeholde en plan for, hvor ofte udstyret skal kontrolleres, hvilke tolerancer der skal overholdes, hvordan det tilkendegives, at kontrollen har fundet sted, samt hvor og hvordan udstyret opbevares.

j) Styring af afvigende produkter

Der skal udarbejdes en skriftlig procedure, der sikrer, at afvigende produkter ikke uden en nærmere vurdering indgår i produktionen, og det skal fastlægges, hvem der har beføjelser til at træffe afgørelse om anvendelse, genbearbejdning eller kassation.

k) Korrigerende handlinger

Der skal udarbejdes en skriftlig procedure, der sikrer, at årsagen til afvigende produkter og klager fra kunder analyseres, og det skal registreres, hvilke korrigerende handlinger der iværksættes for at imødegå gentagelser.

l) Håndtering, emballering og levering

Der skal udarbejdes en skriftlig procedure, der sikrer, at håndtering af såvel delkomponenter som færdigvarer sker på en lempelig og sikker måde, samt at færdige elementer emballeres på en sådan måde, at de under hensyn til transportformen når frem til leveringsstedet uden at lide overlast.

m) Registreringer vedr. kvalitet

Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at relevante data vedr. produktionsgrundlag, produktionsproces og kvalitetsregistreringer opretholdes i en periode på mindst 10 år.

Til sikring af et vist minimum af færdigvarekontrol skal der hver uge udtages 5 stk. forsendelsesklare elementer og under en kritisk gennemgang besvares de spørgsmål, der for hhv. Træ, Plast, Metal, Træ/Alu og FRP er oplistet i bilagene 4, 5, 6 og 7 eller en anden form for udvidet systematisk intern kontrol, der som minimum modsvarer indholdet af bilag 4, 5, 6 eller 7.

Udvælgelsen af elementer skal ske således, at den over en periode på ca. 1 måned giver en repræsentativ dækning af de elementtyper, der produceres.